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Si può mappare un processo che non esiste?

“Measurement is the first step that leads to control and eventually to improvement. If you can’t measure something, you can’t understand it. If you can’t understand it, you can’t control it. If you can’t control it, you can’t improve it.”

– H. James Harrington, CEO of Harrington Institute Inc.

Proprio come afferma H. James Harrington, uno tra i massimi esponenti del cosiddetto Total Improvement Management, JEMP è convinta che senza misurazione, comprensione e controllo, non possa esserci miglioramento.

Questo concetto è il punto focale di uno degli ultimi progetti presi in carico dalla nostra Junior Enterprise.

Il progetto

Retail Capital è una startup italiana che ambisce a portare il concetto di omnicanalità nel settore dell’intimo in Italia, affiancando anche i piccoli rivenditori in un mercato sempre più competitivo.

Francesco De Paolo, General Manager in Retail Capital, si è rivolto a JEMP perché, come ha affermato lui stesso in un recente scambio mail,

«[…] dopo molteplici ricerche effettuate, è risultata una delle poche strutture sul mercato che potesse garantirci, in tempi ragionevolmente brevi, un servizio di qualità in chiave innovativa.[…]»

Il servizio proposto al cliente è stato una mappatura dei suoi processi aziendali, pratica che generalmente viene richiesta da aziende che presentano un business già avviato ed intendono ottimizzarlo. Nel caso di Retail Capital però il procedimento è stato inusuale: i processi in questione, infatti, ancora non esistevano concretamente, se non nella mente di Francesco come frutto dei suoi oltre venti anni di esperienza nel settore.

Come si procede in questi casi? Con lo stesso atteggiamento con cui vengono affrontati tutti gli altri progetti in JEMP: con entusiasmo, voglia di mettersi in gioco e con la forma mentis che contraddistingue gli studenti del Politecnico di Milano.

Come per ogni progetto, il Project Manager si è attenuto in modo preciso alle best practices della Junior Enterprise: Greta Valsecchi, Ingegnere Gestionale, ha steso una Work Breakdown Structure e un diagramma di GANTT, ha redatto pitch e preventivo per Retail Capital insieme al commerciale di riferimento e ha avviato il progetto, dopo aver apportato le ultime modifiche sulla base dei feedback del cliente.

Le risorse del team, dal canto loro, hanno approcciato questo progetto con due atteggiamenti differenti. Lorenzo Spinelli e Matteo Ravani, Ingegneri Gestionali, hanno visto nel progetto la possibilità di applicare in un contesto reale quanto appreso nel corso di Analisi e Progettazione dei Processi Aziendali. Dall’altro lato, Paolo Rossato, Ingegnere Meccanico, ha incarnato perfettamente uno dei valori cardini di JEMP, il learning by doing, imparando a mappare un processo confrontandosi con i colleghi e studiando autonomamente il materiale accademico disponibile.

In seguito a una serie di interviste a Francesco De Paolo, il team di progetto ha raccolto un dossier di appunti di oltre trenta pagine, tradotti successivamente in un manuale di processi mappati secondo la notazione dello standard internazionale BPMN (Business Process Model and Notation).

Il manuale dei processi è stato accompagnato da un insieme di script, che descrivono in linguaggio naturale gli step e gli attori coinvolti in ogni singolo processo, e da un breve file in Excel per il monitoraggio delle tempistiche dei processi.

Infine, prima di essere consegnato al cliente, il materiale prodotto è stato editato per rispettare l’immagine coordinata dell’azienda in ogni sua parte.

Dopo l’ultima consegna degli output, Francesco si è espresso così sul modus operandi di JEMP

«[…] Il team di progetto non è stato mai viziato da schemi legati ad attività pregresse, tipico delle società di consulenza, riuscendo a garantirci un approccio realmente innovativo, volto a individuare soluzioni e flussi atipici per i modelli attuali ma decisamente in linea con le visioni prospettiche di Retail Capital.»

Perché mappare un processo

La mappatura dei processi ha permesso al cliente di prendere coscienza delle attività che Retail Capital dovrà svolgere concretamente, raggiungendo così un maggior grado di consapevolezza a livello manageriale. Infatti, avere un quadro chiaro consente di ottimizzare le spese e sfruttare al meglio le risorse assicurando una migliore gestione del rischio, nonché una maggior competitività grazie a un flusso di lavoro complessivamente più scorrevole ed ottimizzato.

Ma l’aspetto probabilmente più interessante della mappatura dei processi è che essa può essere riprodotta per qualsiasi tipo di business, garantendo a ogni azienda un risultato del tutto analogo a quello di Retail Capital.

Avendo chiari questi vantaggi, JEMP stessa ha intrapreso nell’ultimo mese un progetto interno di ri-mappatura dei propri processi per aumentare la qualità della Junior Enterprise e poter offrire ai suoi futuri clienti servizi di ancor più alto livello.