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Team Building virtuale, il racconto del nostro team Eventi

JE Italy ha avuto l’opportunità di vivere per la prima nella sua storia un team building virtuale. Merito dell’ingegnosità del nostro Team Eventi.

Lo scorso 26 Aprile 2020 la grande squadra #RaspberryRed di JE Italy – Confederazione Italiana delle Junior Enterprise si è incontrata virtualmente per condividere una grigia e piovosa domenica pomeriggio, nel bel mezzo di una pandemia.

Trenta ragazzi, trenta Junior Entrepreneur dislocati per l’Italia e per il mondo, ognuno nella propria casa, seduti ad una scrivania, davanti al pc, vestiti, truccati e pettinati, come non facevamo ormai da giorni e con un bicchiere di vino pronti a brindare insieme.

Il distanziamento sociale è un fenomeno complesso, che comporta restrizioni e privazioni a cui attenersi. I suoi divieti però non ha fermato il nostro favoloso Team Eventi, che ha organizzato, il primo team building online nella storia delle Junior Enterprise del network italiano.

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Un bellissimo momento di aggregazione e coinvolgimento che ha aumentato il senso di appartenenza a questo grande network, creando connessioni e sinergie tra i membri, e soprattutto una valida e innovativa alternativa all’impossibilità di pianificare un team building reale.

Chiacchierando con Laura, Mimmo, Giulia, Cristian e Matteo, sono emersi spunti interessanti dell’iter organizzativo che hanno percorso una volta intrapresa questa nuova avventura.

Laura, quali sono stati i momenti salienti dell’organizzazione e pianificazione del team building virtuale?

Infiniti brainstorming hanno vivacizzato il nostro primo periodo di quarantena, durante i quali le nostre menti proattive hanno partorito questa fantastica idea, accettando così la sfida del team building virtuale.

Essendo stata per noi la prima volta, abbiamo dedicato tre settimane di tempo alla ricercare e scelta delle attività da proporre durante l’evento, con l’obiettivo di motivare, creare coesione tra i partecipanti, conoscersi e divertirsi nonostante la distanza.

Una volta individuate le attività, abbiamo dedicato una settimana anche per la ricerca della piattaforma digitale migliore da utilizzare.

Successivamente si è passati alla fase dalla suddivisione degli incarichi tra noi membri del team. C’è chi si è occupato della comunicazione e rapporto con i Junior Entrepreneur, chi ha stilato e impostato un questionario da sottoporre ai ragazzi per capire le loro disponibilità, chi ha ideato e scelto le attività con cui intrattenere i partecipanti, chi si è dedicato alla suddivisione in sottogruppi, chi ha gestito l’attività del Sarabanda ricercando canzoni di successo del panorama nazionale e internazionale e infine chi ha formulato e creato il questionario di gradimento inviato ai partecipanti post evento.

La scelta del giorno è ricaduta nel week end, perché nonostante fossimo tutti costretti in casa, c’è chi durante la settimana lavora o segue lezioni universitarie online.

Circa 2 settimane prima dell’evento abbiamo comunicato la data ufficiale del team building e inviato il link della riunione; invece la settimana prima i partecipanti hanno ricevuto un reminder con l’ulteriore link al sottogruppo di appartenenza.

Coordinare una grande organizzazione, come può essere l’intero team di JE Italy, non è poi così facile. Quali sono stati gli ostacoli che avete dovuto superare?

Cristian – Non avendo avuto esperienze precedenti, non avevamo alcun parametro da seguire e a cui affidare le nostre azioni. Coraggio e curiosità ci hanno stimolato nella realizzazione e riuscita del progetto.

Mimmo – Ci siamo imbattuti nell’individuazione di una piattaforma digitale che riuscisse a ospitare 30 persone contemporaneamente senza incorrere in intoppi durante le attività di team building. Non è stato affatto semplice e per ovviare al problema abbiamo effettuato diverse prove per garantire l’efficienza.

Giulia – Il lungo processo creativo per la ricerca di attività interessanti e divertenti da proporre ai ragazzi è stato sfiancante e allo stesso tempo molto stimolante. E’ difficile trovare attività conoscitive online che non annoino! Altro problema, che si sarebbe verificato anche in un team building reale, è stato l’avviso all’ultimo minuto della mancata partecipazione, che ci ha messo nelle condizioni di dover riformulare i sottogruppi già creati sulla piattaforma.

Matteo Per organizzazioni molto numerose, come la stessa JE Italy, la suddivisione in piccoli sottogruppi è l’opzione più produttiva e funzionale. Per questo motivo sono stati generati e inviati ai partecipanti due link: uno per la grande stanza che avrebbe accolto tutti nello svoglimento della prima e ultima parte dell’evento; l’altro per la stanza più piccola dove si è sviluppato il gioco a squadre.

Quali aspetti dell’organizzazione del team building online migliorereste in vista di un appuntamento futuro?

Giulia – Forse spingerei su momenti intensi di conoscenza approfondita dei vari partecipanti creando situazione di forte condivisione e interazione, per quanto possibile.

Mimmo – Rifarei tutto, dalla A alla Z e non cambierei nulla. Sono contento di come sia andato il primo appuntamento e questa mia soddisfazione è stata confermata dalle risposte positive emerse dal questionario di gradimento post evento.

Matteo – Nonostante la distanza dovuta alla pandemia in atto, ritengo che l’esito dell’evento sia stato positivo e che tutti, oltre ad essersi divertiti, abbiano avuto modo di conoscere nuovi membri del Team JE Italy.

Quali consigli dareste ad associazioni studentesche, aziende, start up e Junior Enterprise che stanno pensando di organizzare un team building virtuale?

Laura – Per noi è stata una vera e propria sfida. Quello che mi sento di consigliare è puntare sulla connessione emotiva attraverso attività fortemente incentrate sulla conoscenza tra i partecipanti. È molto importante non far annoiare nessuno, probabilità alta, data la distanza e l’assenza di contatto umano. Inviare sempre un questionario di gradimento, in modo da capire cosa sia andato meglio e cosa peggio.

Mimmo – Sicuramente cercare di organizzare attività sorprendenti e coinvolgenti per non riscihare di risultare banali. La presentazione di ciascun partecipante deve essere dinamica, interessante ed emozionante, suscitando anche un pizzico di curiosità.

Cristian – Organizzare un’unica attività o gioco, come per esempio un’escape room, che comprendesse tutti i partecipanti, creerebbe molta confusione. Motivo per cui abbiamo pensato di far scontrare diverse piccole squadre nella risoluzione di un enigma misterioso e molto interattivo. Personalmente, punterei sulla sana competizione, che solitamente vivacizza e stimola i team building.

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Giulia – AperiMeet e Sarabanda sono due attività che coinvolgono sempre tutti e che consiglio vivamente. D’altronde si sa, i brindisi accompagnati da buona musica uniscono sempre tutti e fanno bene al cuore. Abbiamo avuto la conferma che anche il digitale cura i rapporti umani, dunque organizzate team building virtuali, non ve ne pentirete.

“Siamo soddisfatti del risultato e del lavoro svolto durante la fase organizzativa e di pianificazione. È stato abbastanza complesso, ma ci ha dato modo di stimolare la nostra creatività, il nostro spirito di adattamento e le nostre abilità risolutive.” – Il Team Eventi

A noi, non resta che ringraziarvi e attendere con ansia il prossimo team building virtuale firmato JE Italy!

Ne vedremo delle belle!